Comment répondre à un appel d'offres par voie électronique ?

Conformément aux dispositions de l'article 56 du code des marchés publics et de l'arrêté du 28 août 2006 pris en application du I de l'article 48 et de l'article 56 du Code des Marchés Publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés, les candidatures et les offres peuvent être communiquées à la personne publique par voie électronique.
Les candidats, qui le souhaitent, peuvent ainsi télécharger les documents du dossier de consultation sur un réseau électronique et/ou déposer une offre par voie électronique via le site Internet accessible à l'adresse :
http://www.franche-comte.fr , rubrique « marchés publics ».
Conformément aux dispositions de l'arrêté précité, les candidats ont la possibilité de recevoir le dossier de consultation sous forme papier et de présenter leur offre sous cette même forme ou sous forme dématérialisée via le site.
Quelque soit la forme d'obtention du dossier de consultation (retrait papier ou retrait électronique), les candidats ont la faculté de présenter leur offre soit sous forme papier, soit sous forme dématérialisée.
Les candidats ne supportent aucun autre frais que ceux liés à l'accès au réseau et à l'obtention de la signature électronique.
La réponse de manière dématérialisée ne nécessite pas de configuration informatique spéciale et a été conçue afin de s'adresser au plus grand nombre. Les  candidats doivent néanmoins vérifier dans la notice jointe relative à la dématérialisation, les quelques pré requis techniques auxquels leur configuration doit satisfaire.

Ce dossier dématérialisé doit contenir :

• 1. un pli « candidature » contenant les justificatifs à l'appui de la candidature.
• 2. un pli « offre » contenant les pièces constitutives de l'offre du candidat.

Attention, en cas d'appel d'offres restreint, le contenu du dossier diffère :

• lors de la première phase d'une procédure restreinte, les candidats transmettent uniquement un pli « candidature » contenant les justificatifs à l'appui de la candidature.
• lors de la seconde phase, c'est-à-dire quand le candidat est admis à présenter une offre, le candidat transmet uniquement un pli « offre » contenant les pièces constitutives de l'offre du candidat.

Rappel : vous devez faire un choix entre le support papier et le support électronique. Il n'est pas permis de combiner les procédés de réponse sous peine d'exclusion de la consultation. Toutefois, dans la cas d‘une transmission électronique, le candidat pourra également faire parvenir une copie de sauvegarde.

Présentation des offres sous forme dématérialisée

Pour répondre sous forme dématérialisée, la personne habilitée à engager le soumissionnaire doit impérativement :

- Etre inscrite sur la plateforme de gestion des marchés publics de la Région Franche-Comté, accessible à l’adresse www.franche-comte.fr, rubrique « services en ligne » « marchés publics ».

- Posséder un certificat électronique, conforme à l’article 6 de l’arrêté du 28 août 2006 afin de signer sa réponse.

Les offres doivent parvenir sous la forme d'un fichier unique compressé au format ".zip" et nommé “société_offre.zip”. Le fichier contient les documents demandés à l’article 5.3 du présent règlement de la consultation.

A l’intérieur de l’enveloppe, les documents demandés sont transmis sous la forme de fichiers dans l’un des formats suivants :

- Format Word (“.doc”);
- Format Acrobat (“.pdf”);
- Format Excel (“.xls”);
- Format RTF (“.rtf”).
Toutes les versions de ces formats sont admises.

Ces fichiers seront nommés “nom_fichier.ext” où :
 -“nom_fichier” correspond au nom du document (ex. : "DC4", "Memoire_technique", etc.) ;
 -“.ext” correspond à l’une des extensions des formats ci-dessus acceptés par la plate-forme.
La constitution de l’enveloppe électronique est réalisée en local sur un micro-ordinateur du candidat.

Après création de l'enveloppe, les candidats se connectent à la plate-forme et déposent leur enveloppe dans les espaces qui leur sont réservés sur la page de réponse à la consultation, chaque consultation ayant une page spécifique de réponse.
Une fois l’ensemble des éléments de la réponse réunis sur la page de constitution de la réponse, les candidats mettent en oeuvre le processus de signature électronique et de chiffrement de l’offre complète à l'aide de la fonction "Signer et envoyer". Celui-ci fait appel au certificat électronique que doit posséder le signataire.

Cas de réponse en groupement

Les co-traitants doivent chacun posséder un certificat électronique, éventuellement délivré par la plate forme, pour signer leurs documents.

La signature par plusieurs entreprises d’un même document (par exemple la lettre de candidature, l’acte d’engagement le cas échéant, …) peut être effectuée en utilisant l’outil de cosignature disponible en téléchargement sur la plateforme.

quelques recommandations

Equipement d'un certificat numérique

Equipez vous au plus vite d'un certificat numérique auprès d'une Autorité de certification mentionnée sur notre site ou sur le site ttp://www.entreprises.minefi.gouv.fr/certificats/. Cette démarche peut prendre en effet jusqu'à deux ou trois semaines selon les fournisseurs.

Test de bon fonctionnement

Le Conseil Régional de Franche Comté met en ligne une consultation de test, avec pour référence « TEST-CRFC ». Nous vous invitons à faire un test de remise d'offre sur cette consultation, afin de mesurer la simplicité d'utilisation de la fonctionnalité de réponse électronique, et de vous assurer que vos équipements informatiques sont bien compatibles avec la plate forme du Conseil Régional de Franche-Comté.
En effet, n'attendez pas le dernier moment pour vous assurer que tout fonctionne bien (installation automatisée des activeX sur votre poste, bon fonctionnement de votre certificat numérique, bon fonctionnement des opérations de signature et chiffrement sur votre poste de travail, bonne réception de l'accusé réception,…). Vous serez ainsi plus serein pour aborder la réponse dématérialisée de vos offres et bénéficier ainsi pleinement des intérêts de la dématérialisation des procédures de marchés publics.

Configuration technique

Dans le cas d'un micro-ordinateur sous Windows avec Internet explorer, la configuration minimale doit être : Windows 98 ou supérieur ; Internet Explorer 5.5 ou supérieur et accepter les téléchargements d'Active X (paramétrage standard d'Internet explorer).
Pour les autres configurations (autre système d'exploitation que Windows, ou autre navigateur sous Windows), vous devez installer un JRE (Java Runtime Environnement) de version supérieure ou égale à la version 1.4.2_03 Ces fichiers peuvent être téléchargés à partir de l'URL suivante : http://java.sun.com/j2se/1.4.2/download.html dans la section : Other Downloads.
Un numéro d'assistance technique figure sur la plateforme afin de vous conseiller, si nécessaire, pour ces opération.

Notice à l'usage des fournisseurs de la Région Franche-Comté relative à la dématérialisation des marchés publics : cliquer ici